Projektorganisation

Die Pavillon Familie

Für die Organisation des Hamburger Ramadan Pavillon sind hauptsächlich ehrenamtlich tätige Ausschüsse verantwortlich. Diese sind die vom Veranstalter bestellte Steuerungsgruppe und die einzelnen Arbeitsgruppen.

Die Steuerungsgruppe: Sie Steuerungsgruppe ist eine dynamische Gruppe, die verantwortlich für die gesamte Organisation und Koordination des Projektes ist. Abgesehen davon, dass sie sich um die gesetzlich notwendigen amtlichen Genehmigungen kümmert, hält sie den Kontakt zu den Kooperationspartnern und stimmt über mögliche neue ab. Außerdem begleitet sie die einzelnen Arbeitsgruppen und sorgt mit allen erforderlichen Hilfestellungen für eine erfolgreiche und effektive Gruppenarbeit, indem sie bei Problemen im Verlauf der Planung dann Lösungsansätze mit den Gruppen entwickelt. Zu den Aufgaben der Steuerungsgruppe zählt außerdem die finanzielle Sicherung des Projekts. Des Weiteren betreut und dokumentiert die Steuerungsgruppe die Abläufe auf dem Pavillon und managet kurzfristig auftretende Veränderungen im Laufe des dreitätigen Events.

Die Arbeitsgruppen: Die Arbeitsgruppen bestehen aus ehrenamtlichenn Helfern und Multiplikatoren. Diese werden auch oft von den kooperierenden Gemeinden bereitgestellt. Sie arbeiten selbstständig aber themenorientiert an einem konkreten Programminhalt des Pavillons. Die Steuerungsgruppe stellt ihnen hierfür ein festgelegtes Budget zur Verfügung.

Die Arbeitsgruppen organisieren selbstständig weitere ehrenamtliche Helfer und Helferinnen. Diese bieten ihre Hilfe an den Eventtagen an und tragen durch ihren unermüdlichen Einsatz zum Erfolg des Projekts bei.

Projektphasen

Definitionsphase: Die Steuergruppe wird vom Vorstand des Islamischen Bund e.V. bestellt. Sie organisiert und erhält die Richtlinien für die Projektgestaltung.

Die SG arbeitet ein Konzept aus, welches den Anforderungen des Gestalters entspricht und organisiert ein erstes Pooltreffen. Die Einladung zum ersten Treff ist öffentlich. Außerdem erhält eine Vielzahl von muslimischen Gemeinden die Einladung persönlich. Parallel leitet die SG erste Gespräche mit Institutionen in St. Georg und Umfeld und sucht dabei nach möglichen Kooperationsmöglichkeiten. Außerdem werden die behördlichen Genehmigungsverfahren eingeleitet.

Planungsphase (Pooltreffen 1): Auf dem ersten Pooltreffen werden zunächst die wesentlichen Änderungen zum Vorjahr vorgestellt. Im Anschluss wird Zeit für einen Meinungsaustausch über das Gesamtkonzept geboten.

Anschließend werden die Arbeitsgruppen gegründet und ein AG-Leiter bestimmt. Es folgt die erste Gruppenarbeitsphase, in der die AGs Ideen austauschen und erste Entwürfe erarbeiten. Zu den Aufgaben der SG gehört es ab nun, den ersten Gruppenprozess zu beobachten und zu betreuen. Dabei soll die Zusammenarbeit der Gruppenmitglieder gefördert werden, sodass aus einzelnen Helfern ein funktionsfähiges Team entsteht. Unterschiedliche Übungen und Spiele zum Team-Building wirken hierbei fördernd und unterstützend. Die SG arbeitet währenddessen im Hintergrund weiter und organsiert bald auch das zweite Pooltreffen.

Planungsphase (Pooltreffen 2): Das zweite Pooltreffen ist von großer Wichtigkeit, zumal in ihm alle Mitwirkenden des Projekts zusammenkommen. Die Arbeitsgruppen berichten über den aktuellen Stand ihres Planungsfortschritts. Außerdem werden eventuell auftretende Fragen und Schwierigkeiten angesprochen, sodass ihnen die richtige Hilfe angeboten wird. Auch die Steuerungsgruppe berichtet über den Stand ihrer Arbeit. Beispielweise berichten sie davon, welche Kooperationspartner sich mit welchen Beiträgen einbringen, ob bereits erste Genehmigungen vorliegen und wo es noch Probleme und ungelöste Herausforderungen gibt. Besonders wichtig ist an diesem Tag, dass die einzelnen Arbeitsgruppen ihre Schnittstellen definieren und ihre Vorgehensweise absprechen. Außerdem sollen sie einen vorläufigen Haushaltsplan erstellt, in dem die Arbeitsgruppen ihr benötigtes Budget benennen. So hat die SG einen Überblick darüber, ob bereits vorhandene Mittel ausreichen oder Zusätzliche benötigt werden und was eventuell durch Sponsoring abgedeckt werden kann.

Spätestens mit dem zweiten Pooltreffen, sollte jede Arbeitsgruppe intern ein harmonisches Miteinander und ein Teambewusstsein entwickelt haben. Gruppendynamische Spiele, sowie Vertrauensspiele helfen auch hier, die anderen Teammitglieder besser kennenzulernen, Vertrauen aufzubauen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Die Individualität der einzelnen Personen sollte als nutzbringend erkannt und als Vorteil für eine kreative Aufgabenbewältigung gesehen werden.

Planungsphase (Pooltreffen 3): Das dritte Pooltreffen dient dazu, letzte „feine“ Details zu bestimmen. Das Programm steht und allen Mitwirkenden wird ein Gesamtüberblick verschafft. Es werden letzte Absprachen in den AGs gehalten. Alles, was noch benötigt wird, wird mit Unterstützung Aller organsiert.

Eine elementare Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts ist eine stabile Arbeitsfähigkeit. Aufgabenstellungen sollten konstruktiv aufgegriffen und sachlich bearbeitet werden. Fristen sollten eingehalten werden. Dafür muss die Kommunikation mit der SG, aber auch innerhalb der einzelnen Arbeitsgruppen gut funktionieren.

Realisationsphase: In dieser praktischen Phase soll nun das Geplante umgesetzt werden. Nach dem Aufbau und kurz vor dem offiziellen Beginn kommen alle zu einem Briefing zusammen: Ergebnisse müssen überprüft, letzte Aufgaben erledigt, kurzfristige Veränderungen berücksichtigt werden. Es kann sich ergeben, dass an der einen oder anderen Stelle eine Umplanung erforderlich ist oder Geplantes ausgelassen werden muss. Auch im weiteren Verlauf des Events ist es die Aufgabe der SG, alle Abläufe zu verfolgen, kurzfristige Änderungen zu managen und auftretende Probleme, die die AGs nicht alleine bewältigen können, zu lösen.

Abschlussphase: Zunächst ist es wichtig, dass eine gesamte Projektreflexion im Plenum stattfindet. Diese umfasst eine entsprechende Rückschau und eine kritische Bewertung des Projektplans und Projektumsetzung. Die Projektauswertung soll die Fragen beantworten, wie gut es lief und was im nächsten Jahr besser oder anders gemacht werden sollte. Die Projektevaluierung beinhaltet, inwieweit wir die definierten Ziele erreicht haben.